Checklist: gegevens op een factuur
Onderstaande lijst volgt de standaard factuureisen van de Belastingdienst, aangevuld met de samenvatting van KVK en Business.gov.nl. Wat in jouw geval verplicht is, kan afwijken — bijvoorbeeld bij de KOR, btw verlegd of een vereenvoudigde factuur.
Volgens de factuureisen
- Volledige naam van jouw bedrijf
- Vestigingsadres van jouw bedrijf
- Naam van de klant
- Adres van de klant
- Btw-identificatienummer
- KVK-nummer, als je bij de KVK bent ingeschreven
- Factuurdatum
- Uniek, opeenvolgend factuurnummer
- Datum van levering of prestatie
- Duidelijke omschrijving van goederen of diensten
- Hoeveelheid of omvang
- Bedrag exclusief btw
- Toepasselijk btw-tarief
- Btw-bedrag
- Totaalbedrag
KVK noemt het bedrag in- én exclusief btw. De Belastingdienst noemt het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag; het totaal volgt daaruit.
Handig om ook toe te voegen
- Betalingstermijn of vervaldatum
- IBAN
- Betalingskenmerk
- Klantreferentie of inkoopordernummer
- E-mail of ander contactgegeven
- Korte betaalinstructie
Dit zijn praktische aanvullingen, geen standaard wettelijke factuurvelden.
Voor facturen van € 100 of lager inclusief btw mag je volgens de Belastingdienst een vereenvoudigde factuur gebruiken, met minder gegevens. Bij zaken met het buitenland kunnen juist extra gegevens nodig zijn.
Handig om ook op je factuur te zetten
De factuureisen gaan over wie, wat, wanneer en welke btw. Ze zeggen weinig over hoe je klant daadwerkelijk betaalt. Zet daarom vaak ook een vervaldatum, je IBAN, een betalingskenmerk, een inkoopordernummer van de klant, een e-mailadres en een korte betaalinstructie op de factuur. Dat is geen wettelijke checklist, wel hoe de meeste facturen in de praktijk werken.
In de gratis factuurgenerator van Hoppa kun je onder meer een vervaldatum, IBAN, referentie, e-mail en toelichting meenemen.
Maak gratis een professionele factuurDe belangrijkste velden uitgelegd
Factuurnummer
Elke factuur krijgt een eigen nummer. De Belastingdienst vraagt om opeenvolgende nummers, in één of meer reeksen, waarbij elk nummer maar één keer voorkomt. Hoe het nummer eruitziet, mag je zelf bepalen — bijvoorbeeld met het jaartal erin. In de openbare generator van Hoppa staat een bewerkbaar voorbeeldnummer, geen automatische reeks vanuit een account. Gebruik voor je eigen administratie een doorlopende nummering.
Factuurdatum
Dit is de datum waarop je de factuur uitreikt. Die datum telt voor je administratie, niet per se de dag waarop je het werk hebt gedaan.
Datum levering of prestatie
Zet erbij wanneer je de goederen of diensten hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling. Die datum mag afwijken van de factuurdatum — bijvoorbeeld als je later factureert dan je hebt opgeleverd.
Bedrijfs- en klantgegevens
Naam en adres laten zien wie de factuur stuurt en wie hem ontvangt. Gebruik de juridische naam, of een handelsnaam die samen met adres en woonplaats bij de KVK staat. Vermeld het vestigingsadres; alleen een postbus is volgens de Belastingdienst niet genoeg. Hetzelfde geldt voor de gegevens van je klant.
Btw
Op een gewone btw-factuur zet je het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag. In Nederland kom je onder meer deze behandelingen tegen: 21%, 9% en 0%, een vrijstelling of de KOR, en in sommige gevallen btw verlegd. Welk tarief of welke regeling geldt, hangt af van wat je levert en aan wie. Dit is geen btw-gids — controleer de actuele uitleg van de Belastingdienst als je twijfelt.
Voorbeeld: websiteontwerp factureren
Stel: je bent freelance webdesigner en factureert een zakelijke klant voor het ontwerp van een website. Eén opdracht, € 1.000,00 exclusief btw, tegen 21%.
Van
Noordlicht Studio
Keizersgracht 12
1015 CN Amsterdam
KVK 87654321
BTW NL000099998B01
Aan
Atlas Bureau B.V.
Prinsengracht 88
1015 DX Amsterdam
- Factuurnummer
- 2026-0042
- Factuurdatum
- 17-08-2026
- Datum levering/prestatie
- 10-08-2026
- Omschrijving
- Websiteontwerp
- Aantal
- 1
- Bedrag excl. btw
- € 1.000,00
- Btw 21%
- € 210,00
- Totaal
- € 1.210,00
Dit voorbeeld is verzonnen. Op een echte factuur vul je je eigen gegevens in, inclusief de velden die in jouw situatie verplicht zijn.
Zelf een factuur maken?
Je hoeft niet in Word of Excel te beginnen. Met de gratis factuurgenerator van Hoppa vul je je gegevens in, laat je totalen en btw uitrekenen, bekijk je een voorbeeld en download je een professionele PDF.
- Gratis
- Geen account nodig
- Nederlands en Engels
- Professionele PDF
- Btw-berekening
- Meerdere factuurregels
- KOR en btw verlegd, waar de tool dat ondersteunt
- Factuurgegevens worden niet in de database van Hoppa bewaard
Maak je vaker facturen?
De gratis generator is bedoeld voor een losse factuur. Stuur je vaker facturen, dan bewaar je in Hoppa je klanten en diensten, maak je facturen en offertes, volg je de betaalstatus en houd je omzet en btw bij.
- klanten opslaan
- producten en diensten hergebruiken
- facturen maken
- offertes maken
- betalingen volgen
- overzicht van omzet en btw
6 maanden Hoppa Unlimited gratis
Voor de eerste founding users is Hoppa Unlimited zes maanden gratis — zonder creditcard. Daarna kies je zelf of je doorgaat.
Bekijk de Founding Users-actieVeelgestelde vragen
- Moet mijn KVK-nummer op mijn factuur?
- Ja, als je bij de Kamer van Koophandel bent ingeschreven. De Belastingdienst noemt het KVK-nummer dan als gegeven op de factuur. Ben je niet ingeschreven, dan geldt dit punt niet.
- Moet mijn btw-nummer op mijn factuur?
- Op een standaard btw-factuur wel: vermeld je btw-identificatienummer, het nummer met NL. Dat is het nummer voor klanten, niet het omzetbelastingnummer voor de Belastingdienst. Bij btw verlegd hoort ook het btw-identificatienummer van de klant op de factuur. Gebruik je de KOR, dan reken je geen btw en vermeld je geen btw-bedrag of -percentage.
- Moet een factuur een vervaldatum hebben?
- Nee, een vervaldatum staat niet in de standaard factuureisen van de Belastingdienst. In de praktijk is het wel verstandig: zo weet je klant wanneer er betaald moet worden. KVK noemt de betaaldatum, het rekeningnummer of een betaallink als onderdelen van een duidelijke factuur.
- Wat is het verschil tussen factuurdatum en leverdatum?
- De factuurdatum is de dag waarop je de factuur uitreikt. De leverdatum is de dag waarop je de goederen of diensten hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling. Die twee data mogen van elkaar verschillen.
- Mag ik zelf een factuurnummer kiezen?
- Ja. Je bepaalt zelf de vorm van het nummer. Wel moeten factuurnummers opeenvolgend zijn, en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Je mag één of meer reeksen gebruiken. In de gratis generator van Hoppa staat een bewerkbaar voorbeeldnummer; dat is geen doorlopende reeks vanuit een account.
- Wat zet ik op de factuur als ik de KOR gebruik?
- Reken geen btw en zet geen btw-percentage of btw-bedrag op de factuur. Vermeld dat een vrijstelling van toepassing is, bijvoorbeeld dat je de KOR gebruikt. Voor de btw hoef je geen factuur te sturen, maar veel zakelijke klanten vragen er toch om.
Bronnen
Belastingdienst, factuureisen · KVK, een factuur maken · Business.gov.nl, invoice requirements
De regels kunnen per situatie verschillen. Controleer bij twijfel de actuele informatie van de Belastingdienst of vraag een adviseur. Hoppa geeft geen belasting- of juridisch advies. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van je factuur.